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Recursos toc Se muestran aquí una relación de **herramientas** y **consejos** que pueden ser útiles. __**Son complementos que ayudan en la implantación y no aseguran que por sí mismas, por usarlas, ya se realizan correctamente las actividades de 5S digital**__. No se trata tanto de sugerir que se usen las herramientas que se citan en concreto sino dar una idea de qué tipo de **aplicaciones pueden contribuir a implantar con más facilidad un proyecto de 5S digital**. No nos hacemos responsables de la fiabilidad de todas las herramientas que aquí se enlazan. Los cambios de versiones son constantes, aparecen y desaparecen aplicaciones de un día para otro y aunque intentemos tener la información actualizada esto no es siempre posible. Cualquier sugerencia en este sentido en bienvenida.

En general **lo primero es conocer las posibilidades que ofrece el sistema operativo** con el que estemos trabajando: Windows, Ubuntu, Apple, etc. Antes de instalar cualquier aplicación para trabajar con ficheros y carpetas conviene ver si el sistema operativo proporciona algún tipo de funcionalidad similar (sin necesidad de que instalemos nada).


 * Siempre hay que tener extremo cuidado con el uso de software para acceder a tareas de mantenimiento de ficheros y carpetas. Las herramientas que aquí se indican son ejemplos de utilidades y su uso en empresa debe siempre contrastarse con profesionales del área de informática. **

Puede convenir también desarrollar alguna aplicación sencilla que realice varias tareas automáticas típicas de 5S: localizar ficheros de gran tamaño, carpetas vacías, documentos o carpetas duplicados, etc.

=Indexación y listados de necesarios= ¿Cuál es mi lista de necesarios? Esta actividad básica en la metodología de las 5S, se puede simplificar con herramientas de indexación que permiten listar todo el contenido de un sitio. Además, luego permiten acceder de forma más ágil a la documentación.

Habitualmente nuestro sistema operativo indexa determinadas carpetas en las que es habitual ubicar documentos. Conviene asegurarse de cuáles son las carpetas que están indexadas (lo que permite un acceso más rápido mediante la búsqueda). No obstante, conviene decidir qué __**carpetas deben ser indexadas**__ para que las búsquedas sean más ágiles (ver ejemplo de cómo hacerlo en Windows 7; normalmente **si se tienen permisos es tan sencillo como click con botón derecho del ratón y añadir la carpeta a una biblioteca**).

Herramientas de apoyo en indexación y búsqueda:
 * Catalogadores de documentos en **Windows**:
 * [[image:digital5s/TreeSize.jpg width="120" height="120" align="right" caption="TreeSize" link="@http://jam-software.com/"]] [|Listado de herramientas en archivospc.com] (enlace roto a 10/12/2016, accesible vía este enlace)
 * **TreeSize**, herramienta para analizar carpetas y ficheros y que sirve para visualizar información sobre esa estructura en diferentes tipos de gráficos. Permite además buscar ficheros duplicados y cuenta con un buen número de opciones muy útiles para el trabajo de primera S. Dispone de una versión gratuita y otras de pago. (La versión gratuita no permite analizar unidades de red, pero te puede servir para ver sus capacidades y decidir si inviertes en ella o no).
 * Utilidades para **Mac OS X**:
 * WhatSizeMac, propuesta como un equivalente de treesize para Mac. Dispone de una versión de prueba y una de pago.
 * Dr. Cleaner: Disk,Memory,System Optimizer form Mac.
 * **Creación de carpetas a partir de un documento de texto** en el que se ha creado toda la estructura
 * [|Text 2 Folders] descargar fichero para ejecutar el programa directamente **Version: ** 1.1.6 (2015-02-15)
 * **Listados de ficheros y carpetas en un txt**
 * Lo más sencillo, sin usar ninguna aplicación . Se trata de un comando en MSDOS ya que el Explorador de Windows no puede exportar ni imprimir una lista de los archivos incluidos en una carpeta.
 * Ejemplo: **cd Users\Julen\Dropbox** y luego dir > listado.txt (explicación adicional más detallada)
 * Folder-to-TXT 1.01 descargar fichero ejecutable (330Kb)
 * Imagina esta situación: después de horas de organizar tus carpetas y ficheros, quieres una lista para que quede constancia de los cambios en caso que ocurra alguna desgracia y así saber dónde guardas cada archivo.
 * Para ahorrarte el tiempo que malgastarías anotando los ficheros a mano, mejor que utilices Folder-to-TXT, que crea esa lista al instante y de una manera sencilla.
 * Folder-to-TXT guarda en un documento TXT el contenido de la carpeta que elijas, incluyendo archivos y subcarpetas, su extensión o la ruta exacta dentro de tu disco duro además de la fecha en la que creaste la lista.
 * Directory Lister Pro 1.68 (abril'15) @http://www.krksoft.com/
 * Directory Lister realiza un listado de todos los ficheros incluidos en los directorios seleccionados de tu disco duro, CD-Rom, disquetera o cualquier otro medio de almacenamiento en formato de texto, en HTML o incluso en CSV.
 * La lista de elementos a incluir en el listado es plenamente configurable y en el caso de generarla en formato HTML, se puede incluir hoja de estilos (CSS) propia o enlaces a directorios y archivos, además de configurar el tipo de letra y el tamaño de cada elemento a mostrar.
 * Permite a su vez crear, cargar y grabar configuraciones personalizadas, de modo que si se alterna con frecuencia entre distintos tipos de listados nos sea mucho más cómodo y rápido.
 * WinDirStat Windows Directory Statistics ver. 1.1.2 @http://windirstat.info/index.html y la descarga desde SourceForge: @http://sourceforge.net/projects/windirstat/files/latest/download

=Identificación de ficheros y carpetas= En la segunda S ubicamos e identificamos. Pues bien, "identificar" documentos digitales puede resultar una tarea difícil si hay gran número de ficheros. Por eso son útiles las **herramientas que permiten renombrar de forma masiva muchos documentos a la vez**. > El programa es capaz de detectar aquellos ficheros que contengan nombres o rutas demasiado largas y si lo deseamos lo acortará al tamaño que le hayamos establecido. Además nos creará un log (logRenombrador.txt) donde nos explicará cada cambio que se ha hecho. Cuidado, la longitud del nombre del fichero es la suma de su propio nombre, mas la extensión, mas cada una de las carpetas necesarias para acceder a él desde la carpeta raíz de una unidad de almacenamiento con sus correspondientes separadores.
 * [[image:LupasRename.png width="133" height="149" align="right" caption="Lupas Rename" link="@http://rename.lupasfreeware.org/"]]Lupas Rename 5.0 descargar fichero ejecutable (744Kb) Lupas Rename 5.0 Descarga Oficial
 * Lupas Rename es una sencilla a la par que potente herramienta con la que renombrar muchos archivos al mismo tiempo dejará de ser una tarea pesada y aburrida.
 * No requiere instalación, se integra con el Explorador de Windows e incluye una gran cantidad de opciones que te permitirán encontrar justo el esquema perfecto para renombrar tus archivos.
 * Entre otras cosas, puedes hacer uso de filtros para renombrar sólo un tipo específico de archivos dentro de un directorio, reemplazar sus nombres por los nuevos, realizar diversas combinaciones de mayúsculas y minúsculas, añadir números consecutivos, modificar las extensiones, y muchas, muchas más cosas.
 * Lupas Rename permite visualizar el resultado final antes de renombrar definitivamente los archivos, e incluye opciones de "undo" y creación de un archivo BAT para deshacer todos los cambios.
 * Advanced Renamer []
 * Name Mangler sería el equivalente a Lupas Rename pero en los sistemas operativos Mac OS X 10.7 "Lion" o superior: @http://manytricks.com/namemangler/.
 * Flexible Renamer 8.4 @http://es.kioskea.net/download/descargar-9389-flexible-renamer
 * Flexible Renamer es una eficiente herramienta de renombrado masivo de ficheros y carpetas que permite utilizar comodines y expresiones regulares, realizar búsquedas y reemplazos de cadenas de caracteres en los nombres, insertar números o letras nuevos, cambiar de mayúsculas a minúsculas, etc.
 * También puedes cambiar los atributos de los ficheros y carpetas, deshacer cualquier cambio que hayas realizado y previsualizar el resultado en tiempo real, antes de grabar el nuevo nombre del fichero definitivamente.
 * Folder Marker para **coloración de carpetas y diferentes iconos según qué tipo de contenido contiene una carpeta** (versión gratuita y de pago) []
 * Un sencillo programa capaz de cambiar el color de tus carpetas, pasando del típico amarillo a rojo, azul, lila, negro, verde... Un Explorador mucho más colorido y una ayuda muy práctica a la hora de localizar un determinado directorio.
 * El programa también permite cambiar el propio icono de la carpeta, bien por uno que tú elijas, bien por alguno de los que ya trae incluidos. Entre ellos tienes iconos especiales para marcar las carpetas con documentación importante, con tareas pendientes, etc.
 * Folder Marker es muy fácil de usar. De hecho, puedes cambiar el color de las carpetas incluso desde el propio menú contextual de los directorios, sin necesidad de abrir el programa.
 * Acortador de nombres de ficheros - elimina los nombres o rutas demasiado largas. Windows tiene una limitación desde los primeros tiempos y es que si un fichero o una ruta está compuesta por mas de 260 caracteres de longitud puede dar problemas. No poder guardar un fichero, moverlo o copiarlo suele estar debidos a nombres demasiado largos. Es útil en migraciones de información o para asegurarnos para evitar problemas al trabajar con nuestros archivos.

Los sistemas operativos en general permiten asignar iconos específicos a carpetas y ficheros por lo que aplicaciones como FolderMarker pueden no ser necesarias.

=Consejos sobre búsquedas= Al margen de la organización en carpetas y subcarpetas, conviene manejar bien la potencia de búsqueda de ficheros que aportan los sistemas operativos hoy en día. En el caso de Windows, por ejemplo, conviene saber:
 * **Buscar en nombres o en el interior de los documentos**: al abrir una carpeta > Organizar > Opciones de carpeta y búsqueda.
 * Pestaña Buscar
 * **Guardar búsquedas**: después de realizada la búsqueda se guarda y quedará accesible en el panel lateral al abrir una carpeta
 * Sugerencias avanzadas para realizar búsquedas en Windows 7
 * En Windows 10 las opciones de búsqueda aparecen tras ejecutar una búsqueda utilizando la caja de búsqueda arriba a la derecha de la carpeta que hayamos abierto
 * [[file:Buscando en Windows 10.pdf]]



=Limpieza y optimización= Hablamos de poder lanzar tareas que permitan identificar los "focos de suciedad" y actuar sobre ellos.
 * Una relación de aplicaciones enfocadas a la detección y eliminación de duplicados: https://sourceforge.net/directory/system-administration/storage/file-management/os:windows/?q=duplicate
 * Limpieza y optimización en Windows: Listado de programas limpiadores (enlace roto a 10/12/2016)
 * [[image:CCleaner.png width="130" height="130" align="right" caption="CCleaner" link="@https://www.piriform.com/CCLEANER"]]CCleaner @https://www.piriform.com/CCLEANER y la descarga realizarla desde el servidor de Piriform.
 * Disk Cleaner @http://www.diskcleaner.nl/ y la descarga realizarla desde el servidor de SourceForge
 * CloneSpy @http://www.clonespy.com/ y la descarga realizarla desde el servidor de CloneSpy.
 * CloneSpy es una herramienta que te ayuda a detectar y eliminar archivos duplicados, vacíos o idénticos pero de diferentes versiones, recuperando un montón de espacio libre en tu disco duro.
 * Si sueles bajar muchos archivos de Internet, lo más probable es que tengas alguno repetido. Este programa es capaz de encontrar esos archivos duplicados independientemente de su nombre, fecha y localización.
 * CloneSpy también puede encontrar ficheros que no sean del todo idénticos, pero que tengan el mismo nombre (diferentes versiones) y ficheros de tamaño cero.
 * Una vez el programa analiza el disco duro, muestra un informe con todos los archivos duplicados que ha encontrado y te da diversas opciones: conservarlos, moverlos de sitio o borrarlos. El programa también puede decidir de forma automática cuál conservar.
 * Anti-Twin []
 * Anti-Twin es capaz de localizar todos los ficheros duplicados en tu PC, bien analizando una estructura completa de carpetas o dos directorios concretos. Los resultados se presentan en una lista en la interfaz del programa, usando un código de colores que permite identificar los ficheros mejor. Los repetidos se pueden eliminar directamente o enviarlos a la Papelera de Reciclaje.
 * El programa no ofrece otras opciones de funcionamiento o configuración y simplemente cumple su cometido.
 * Eliminación de archivos que no se han modificado en cierto número de días. Se puede hacer **con la búsqueda de Windows**.
 * Para poder detectar imágenes "duplicadas", hay una herramienta que analiza y detecta imágenes "similares" detectando de esa manera posibles duplicados: VisiPics @http://www.visipics.info/index.php?title=Main_Page
 * DoubleKiller: eliminación de duplicados
 * 4dots Empty Folder Cleaner: detección de carpetas vacías

Una aplicación muy interesante es **[|Puran Utilities]**. Se trata de un conjunto de utilidades para realizar muchas tareas típicas de 5S digitales, como por ejemplo: Tiene **licencia gratuita para uso personal**. No permite acceso a unidades de red, sino tan solo al equipo propio.
 * Borrado de carpetas vacías
 * Eliminación de accesos directos rotos
 * Buscador de archivos duplicados (y eliminación si queremos)
 * Limpieza de ficheros grandes o de ficheros considerados basura

=Compresión de imágenes= Suele ser habitual que las imágenes y los vídeos ocupen mucho espacio. Por ello pueden ser útiles herramientas para comprimir esos ficheros y hacer que ocupen menos espacio a fin de subirlos a una web o enviarlos por correo electrónico. Una buena herramienta para esto: Fileminimizerpictures. Acceso a la página de descarga oficial.

Artículos con información adicional:
 * Cinco herramientas gratuitas para optimizar y comprimir  imágenes sin perder calidad (27/02/2015, vía Hipertextual)

=Gestiones con PDFs= En ocasiones podemos mejorar nuestras 5S digitales a través de trabajar con documentos bien organizados y completos en sí mismos. Por ejemplo: podemos reunir en un PDF varios pdfs que componen un documento único y completo que hace innecesario tener varios documentos individuales. Un recurso útil para este tipo de acciones puede ser PDFSAM (pdf split and merge), una pequeña aplicación que nos permite agregar varios pdfs en uno, cortar páginas de un pdf, etc.

Existen otras aplicaciones de este mismo estilo, incluso en entornos online sin necesidad de instalar nada, como por ejemplo: @http://www.ilovepdf.com/es
 * Permite un gran número de operaciones con pdfs: unir, dividir, comprimir, pdf a word, pdf a ppt, pdf a excel, word a pdf, ppt a pdf, excel a pdf, pdf a jpg, jpg a pdf, insertar números de página, insertar marcas de agua, desbloquear y rotar. (Ejemplo de uso: has guardado un documento como PDF y has eliminado el original, y necesitas reutilizarlo para otro o corregir un error, con esta utilidad que no requiere instalación puedes subir el PDF y decirle que te lo convierta a un documento de Word o de PowerPoint por ejemplo. También puede ocurrir que tu ERP te haya generado un documento PDF y que esté protegido por el propio programa y necesites juntarlo con otro - es decir, combinar varios PDFs y al estar protegido no te lo permite, la herramienta te permite desproteger ese documento obteniendo otro igual pero sin protección que sí puedes combinar con otros PDFs.)

=Creación de videotutoriales= Dicen que una imagen vale más de mil palabras. Los jóvenes ya no buscan en Google cómo hacer algo, directamente van a Youtube a buscar un **vídeo** de cómo hacer eso, es una cultura diferente, más visual e inmediata. Para preparar un tutorial de cómo hacer algo usamos un soporte documental, sea un documento de texto, una presentación o como en nuestro caso, una wiki. Sin embargo, grabar en vídeo cómo hacer algo puede ser útil para realizar pequeñas píldoras de formación para que las personas de un equipo realicen las 5S. Un recurso útil para este tipo de acciones puede ser EZVID (Easy Screen Recorder & Editor), una pequeña aplicación que nos permite grabar lo que hacemos en la pantalla, añadir nuestro propio audio y subir el contenido a nuestro propio canal de Youtube, sea éste abierto o cerrado. EZVID es FreeWare y dispone de su propio videotutorial para que aprendas a manejarlo. Sólo necesitas un micrófono que grabe tu voz y empezar a hacerlo.

=Enlaces (hiperenlaces, links, hiperlinks) a carpetas y/o documentos= El uso de enlaces dentro de documentos o recursos puede convertirse en un problema cuando realicemos la reorganización de nuestros archivos y esto suponga mover un archivo de una localización a otra. En algunas organizaciones los departamentos TIC/IKT han realizado "Scripts" (programas a medida que realizan una determinada función de manera automática y generalmente personalizada a un caso determinado o situación) para realizar los cambios indicando la ruta anterior y sustituyéndola por la nueva, pero no hemos encontrado una solución expresa "comercial". Se ha dado el caso de necesitar conocer la ruta completa a una carpeta o archivo en una unidad de red o en una ubicación en tu propio disco y se suele tornar complicada cuando dentro de los nombres de las carpetas y archivos se incluyen caracteres como espacios y signos (los caracteres recomendados son letras, números, espacio en blanco, barra media (guión o signo "menos") y la barra baja (carácter de subrayado). En tal caso, en este enlace se explica cómo ver o copiar la ruta de una carpeta y de un archivo (para Windows 7, 8, 8.1 y 10). En resumen es tan sencillo como en el Explorador de Windows hacer **clic con el botón derecho** sobre el documento o carpeta que quieres seleccionar a la vez que pulsas la tecla **SHIFT** (Mayúsculas), aparecerá un menú contextual en el que aparece la opción: "**Copiar como ruta de acceso**". Una vez copiada, la puedes pegar donde quieras como cualquier otra cosa (Ctrl+V).

=Gestión de contraseñas= Algo que conviene "guardar especialmente" son las contraseñas. ¿Dónde hacerlo? ¿cómo disponer una rutina eficiente de manejo de las contraseñas? Frente a la opción frecuente de guardarlas por ejemplo en un fichero o en medio no digital, existen aplicaciones que gestionan la seguridad de estas contraseñas.

Entrada de la wikipedia Aplicaciones de gestión de contraseñas más habitualmente recomendadas:
 * Listado de gestores de contraseñas
 * Artículo de Eroski Consumer
 * 10 consejos para escribir contraseñas seguras
 * Lastpass, con versión gratuita, premium y para [|empresas], con guardado en la nube
 * 1Password, con versión gratuita y otras en función del número de usuarios, almacena en local
 * Passpack, con versión gratuita para almacenar hasta 100 contraseñas, funciona vía web y dispone de varios planes de precios, incluyendo una versión para empresa.
 * Keepass, gratuito y de código abierto, una aplicación ligera y fácil de usar.
 * Dashlane, con versión gratuita,incluye billetera digital.

=Gestión de versiones de documentos=

__**Objetivo**__: **en vez de "guardar como" diferentes ficheros a medida que se van haciendo cambios, se trata de acceder a un único fichero pero en el que se dispone de trazabilidad sobre versiones anteriores**. Es decir, existe un solo fichero pero se pueden ver versiones anteriores e incluso restaurarlas. Se puede consultar la entrada "Control de versiones" en la wikipedia: @http://es.wikipedia.org/wiki/Control_de_versiones

Según con qué aplicaciones se trabaje, hay diferentes maneras de abordar la gestión de versiones:
 * Trabajando con **Word**:
 * En Word 2003 y anteriores (no a partir de 2007): @http://office.microsoft.com/es-es/word-help/guardar-varias-versiones-de-un-documento-HP005253799.aspx
 * Una alternativa es trabajar la versión online de Word, que incorpora el guardado automático de versiones: @https://onedrive.live.com
 * En Sharepoint: @http://office.microsoft.com/es-es/help/introduccion-al-control-de-versiones-HA010021576.aspx
 * Las **soluciones de gestión documental** suelen disponer de este tipo de utilidad. Ejemplo: Alfresco @https://www.alfresco.com/es/sistema-de-gestion-de-documentos
 * Trabajando con **LibreOffice**:
 * Admite control de versiones con comentario en cada una de ellas para describirla versión que se guarda.
 * Info: @https://help.libreoffice.org/Common/Version_Management/es
 * Trabajando con **googledocs en Gdrive**:
 * Dispone de guardado automático de las versiones con información de quién ha realizado qué cambios

=Ofimática colaborativa (síncrona)= Cuando hay que trabajar al mismo tiempo entre varias personas sobre un mismo documento.
 * Google Drive (antes GoogleDocs)
 * Visión general de Google Drive
 * Permite descargar también los documentos a una versión clásica de ofimática para ser abiertos con MSOffice, OpenOffice.org o LibreOffice o en formatos compatibles (PDF, TXT, ...).
 * Una vez instalado Drive, genera una copia local que se sincroniza con la que existe en la nube.
 * Sobre Google y sus aplicaciones en la nube.
 * Zoho Office Suite
 * [|OneDrive], Permite almacenar archivos en la nube de Microsoft (antes SkyDrive) y además incorpora la versión web de las aplicaciones ofimáticas de Office, es decir, puedes utilizar un procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones directamente desde la nube sin instalar ni disponer de licencia de Office.

=Acceso desde smartphones y tabletas=

Si bien no es una "herramienta" en sí, conviene tener en cuenta las soluciones para manejar en movilidad los documentos digitales con que se trabaja. Cada vez es mayor el acceso a información través de smartphones o tabletas. Así que conviene tener en cuenta si esto será habitual en el caso de nuestra organización. Sea a través de Android, iOS o Windows Phone, conviene analizar si hay que disponer de apps a través de las cuales acceder a documentos digitales.

=Herramientas para una gestión documental a medida=

En ocasiones los procesos de trabajo implican el manejo de soportes digitales de una forma muy concreta y específica. Puede, en estos casos, que sea mejor utilizar una herramienta a medida en la que los usuarios no tengan la "libertad" de trabajar con la ofimática identificando y ubicando ficheros. Sin la intención de ser exhaustivos, categorizamos estas herramientas en tres bloques.

Soluciones globales: ERP, CRM
Los sistemas [|ERP] son aplicaciones que recorren una buena parte de los procesos de una organización y proporcionan un entorno personalizado para la realización -en soporte digital- de las actividades necesarias. Son muchas las soluciones existentes en el mercado. En tanto que una empresa esté utilizando una de estas aplicaciones, un proyecto de 5S digital debe tenerlo en cuenta.

Un listado (en inglés) de ERPs disponibles, tanto en software libre como privativo, [|puede consultarse en la wikipedia].

Sin ser tan amplias, también citar el caso de los sistemas CRM, donde se ubica buena parte de la documentación que se genera en las relaciones con clientes. Una [|lista comparativa de CRMs puede consultarse en la wikipedia] (inglés).

Soluciones por área funcional
Además de soluciones globales también existen otras aplicaciones informáticas que se encargan de áreas funcionales determinadas: la contabilidad, las nóminas, la gestión de las relaciones con clientes, la gestión de almacenes, la formación, etc.

Soluciones de gestión de proyectos
En aquellas organizaciones que trabajan por proyectos, suelen existir aplicaciones que les dan cobertura. Es habitual que incluyen la gestión de la documentación, además de las típicas funcionalidades que relacionadas con las tareas o el control de horas.

Se puede consultar un [|listado completo de estas soluciones en la wikipedia] (en inglés).

Soluciones específicas de gestión documental
En ocasiones pueden ser útiles herramientas "globales" relacionadas con la [|gestión documental]. De hecho, cabe considerar que un proyecto de 5S digital podría estar "subordinado" a una correcta gestión documental. Entre los aspectos a los que estos sistemas deben dar respuesta se encuentra: Un ejemplo de solución global puede ser Alfresco.
 * el almacenamiento
 * la clasificación
 * la recuperación
 * la seguridad
 * la custodia
 * la distribución
 * el workflow (flujo)
 * la creación
 * la autenticación