Jornada+Evaluación+5SD+161212

Página con contenidos referentes a la jornada de trabajo con evaluadores/as de 5S Digital centrada en el uso de herramientas (software) de apoyo.

Contenidos de esta página: flat

=Programa de trabajo=
 * Objetivo de la sesión
 * Presentación de herramientas/aplicaciones que utilizamos en nuestras empresas para facilitar la implantación y mantenimiento de las 5S.
 * Presentación de herramientas descritas en la Wiki 5S Digitales.
 * Ejercicios prácticos de utilización de algunas herramientas de las que se ha hablado anteriormente.
 * Próximos pasos: Valoración consensuada de herramientas más utilizadas y mejor valoradas.

=Participantes=
 * Gobierno Vasco - Ana Isabel Vitorica Leoz
 * Ertzaintza - Arantza Bruña Rubio
 * ELAY S.L - Elena Markotegi Mendiola
 * Ertzaintza - Iker Legardon Vellido
 * FAGOR ARRASATE S.COOP - Iván Rincón Ercilla
 * Gobierno vasco - Josu San Juan Hervás
 * Fundación CTA - Leticia Uriarte Beitia
 * Gobierno Vasco - Maite Barrio Martinez
 * Ertzaintza - Marta Madrid Argüeso
 * Euskalit - Jon Campos, Unai Sánchez
 * Profesores KnowInn 5S Digitales - Venan Llona (ASLE), Julen Iturbe-Ormaetxe (Consultoría Artesana en Red)

=Actividades a las que dar soporte con herramientas= Lista de actividades propias de cada una de las 5S para las que que sería conveniente, en la medida de lo posible, disponer de aplicaciones de apoyo.


 * 1S**
 * indexar una unidad de red, una carpeta o lo que sea
 * localizar innecesarios (duplicados, no usados en cierto plazo de tiempo...)
 * localizar ficheros "problemáticos" (demasiado grandes, mal identificados por nombres largos, accesos directos rotos...)
 * 2S**
 * creación de estructuras de carpetas/subcarpetas
 * nombrado/renombrado masivo de documentos
 * gestión de versiones de documentos
 * acortador de nomebres de ficheros/carpetas
 * "bajar" el tamaño de ficheros en bloque (compresión de imágenes)
 * optimización de búsquedas
 * filtros y etiquetas en correo electrónico
 * ubicación de iconos asociados a macros (p.e. en ofimática tradicional)
 * 3S**
 * limpiezas automatizadas (carpetas vacías, duplicados, ficheros/carpetas no usados, temporales, descargas, enviados a papelera...)
 * antivirus
 * copias de seguridad
 * gestión de contraseñas
 * seguridad en ofimática (contraseñas en ficheros, encriptado...)
 * 4S**
 * asignar color/icono a ficheros y carpetas
 * automatizar ciertas búsquedas de documentos/carpetas para activar alertas
 * 5S**
 * scripts para realizar tareas cada cierto tiempo


 * Otras herramientas "genéricas" de 5S**
 * trabajo con pdfs
 * búsquedas avanzadas
 * ofimática colaborativa (trabajo síncrono)
 * soluciones de almacenamiento en la nube como soporte para trabajo en movilidad

=Algunas observaciones sobre las "herramientas"=
 * Paso previo: **política de seguridad/permisos/administración del sistema** corporativa.
 * No demonizar ni a los usuarios ni a los facilitadores ni a los informáticos ni a los responsables (jefes) sin el concurso de cada uno de ellos el sistema no funciona.
 * No vincular todo a los KnowInn, nosotros utilizamos una metodología "oficial" pero **cada organización puede haber adoptado una metodología propia** en base a su propio conocimiento de las 5S.
 * Recuperar en todo caso el **sentido común**, ¿tú cómo lo harías si fuera en 5S físicas? No dejemos que las herramientas nos distraigan del objetivo, no seamos esclavos de las herramientas y tengamos en cuenta que si imponemos a un usuario y a éste no le convence o le resulta complejo, se buscará la vida fuera del sistema.
 * La mejor herramienta es aquella que te sirve para lo que tú necesitas. **No debes hacer nada a lo que te obligue una herramienta por el hecho de la propia herramienta**. Utilizar siempre el sentido común y la metodología dentro de lo posible.
 * **Acotar los ámbitos sobre los que se realizan las experiencias piloto**. No apliques una herramienta nueva sobre una zona "en producción"; testéala sobre una zona determinada y controlada.
 * Recordemos especialmente los **problemas respecto al movimiento de archivos y carpetas o su renombrado cuando existen dependencias entre archivos (hiperenlaces)**.