Suprimir+innecesarios

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 * 1ª S: Suprimir Innecesarios **

toc =1. Preparación=

En esta primera S puede convenir aclarar de forma previa la estructura lógica de ubicación de materiales (ficheros o documentos en general) ya que esto suele aclarar qué es necesario y qué innecesario. Es decir, la primera S parece necesitar a la segunda S. No obstante, se presenta como primera actividad aunque muy ligada a la segunda S. Habrá algunas tareas que son evidentes de primera S, como por ejemplo, la búsqueda y en su caso eliminación de duplicados.

1.1. Definiciones generales

 * **Seiri** (separar innecesarios): se trata de identificar los elementos necesarios e innecesarios, deshacerse de los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.
 * **Necesarios**: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que, sin ninguna duda, se van a necesitar en el futuro.
 * **Innecesarios**: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que no tenemos previsto utilizar en un futuro (plazo concreto). Conviene consensuar en equipo los criterios. Por ejemplo, un fichero puede ser innecesario porque:
 * hay versiones posteriores actualizadas
 * ya han transcurrido x número de años desde que se creó cierto documento
 * ya está almacenado en otra ubicación (en un ERP por ejemplo)
 * es de carácter personal, no relacionado con el trabajo
 * **Pendientes de clasificar (fieras)**: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) sobre los que tenemos dudas de la necesidad de su uso futuro.
 * **Jaula**: zona (carpeta) en la que almacenamos las "fieras", es decir, aquellos pendientes de clasificar.

1.2. Ventajas obtenidas en esta fase

 * Eliminación de obsoletos y duplicados. Se eliminan riesgos de manejar información incorrecta.
 * Claridad a la hora de acceder a información lo que normalmente supone menos tiempo.
 * Reducción de sensación de desorganización.

1.3. Trampas y laberintos

 * Definiciones confusas de necesario e innecesario.
 * Dedicar demasiado tiempo a decidir si algo es necesario o innecesario.
 * Convertir la jaula en un almacén permanente de innecesarios.
 * Tendencia a guardar "por si acaso".

1.4. Factores de éxito

 * Definiciones claras de necesario e innecesario.
 * Disponer de software que nos ayude a detectar duplicados, carpetas vacías, elementos con mucha antigüedad, etc.
 * Conocer bien los elementos (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) con los que tratar.
 * Acotar bien el ámbito de documentos a explorar (definir bien los límites de la zona piloto).
 * Asignar bien las responsabilidades: que las personas tengan criterio y capacidad operativa para decidir.
 * Realizar una copia de seguridad de forma previa a comenzar la implantación.
 * Disponer de software que facilite las tareas a fin de no tener que realizarlas de forma "manual".

1.5. Indicadores

 * Nº de elementos innecesarios detectados.
 * Nº de elementos duplicados.
 * Espacio liberado por eliminación de innecesarios.

1.6. Preparación del equipo
Hay que distribuir responsabilidades, teniendo en cuenta que __**debe estar presente alguien con criterio "informático"**__, sea una persona técnica del área si es que existe o quien asuma ese rol. Si no se dispone de personal propio de TICs puede convenir contar el proveedor correspondiente. Además, quienes conforman el equipo operativo (personas del área/proceso de la experiencia piloto) deben tener criterios claros y conocer las actividades que se llevan a cabo. Así pues:
 * Se deben distribuir responsabilidades.
 * Se deben consensuar criterios de necesario/innecesario.
 * Se debe decidir si se utiliza alguna aplicación de ayuda, sea para la indexación de los contenidos o para detectar duplicados/obsoletos.
 * Se debe concretar los formatos de registro de esta fase: listados de necesarios e innecesarios, además de fieras.

1.7. Ejemplos
Como referencia general se consultarán ejemplos de la página del Club 5S de Euskalit para acordar criterios de necesario/innecesario. Para ello hay que hacer click en la zona "Experiencias 5S" y luego en el desplegable "Área" seleccionar "Informática". Ahí se pueden consultar diversos ejemplos.

=2. Pasar a la acción=

Antes de cualquier acción, es obligatorio realizar __**una copia de seguridad**__ de todos los contenidos de la zona donde se vaya a trabajar. Esta copia de seguridad debe proporcionar la tranquilidad al equipo de que si se elimina algún material que posteriormente se considerara necesario siempre se podría recuperar de la copia de seguridad.

2.1. Evidencias


En vez de "fotos", como se hace en 5S física, en digital registraremos evidencias de innecesarios, sean duplicados, obsoletos o de ubicación incorrecta mediante **pantallazos**.

Ejemplos de pantallazos útiles:
 * Propiedades de la zona piloto sobre la que se va a trabajar o sobre algún área en particular de ella. Para esto: clic en botón derecho para ver las propiedades de una carpeta o unidad de red.
 * Fichero repetido en varios lugares usando para ello alguna de las herramientas recomendadas para la detección de duplicados.
 * Ejemplo de ruta que evidencie un elevado número de niveles en el árbol de contenidos.
 * Ejemplo de un fichero que ocupe un tamaño excesivo (una presentación, una imagen, un vídeo...).
 * Ejemplo de un nombre asignado a un fichero o a una carpeta que sea excesivamente largo o no responda a su contenido real.
 * Ejemplos de ficheros que siendo iguales están denominados de forma diferente.
 * Ejemplos de carpetas vacías.

2.2. Realizar safari y completar registros
El safari puede estar apoyado por alguna herramienta que nos ayude a indexar el contenido y clasificarlo. Los elementos innecesarios se ubicarán en una carpeta/zona específica para luego realizar un inventario de lo que se va a eliminar. De esta forma es más fácil el recuento tanto en cantidad de elementos como en el volumen que ocupan. Estos elementos innecesarios se listarán para analizarlos en la siguiente fase con el fin de que no vuelvan a aparecer.

El listado de necesarios debería incluir los bloques lógicos de información con una descripción de los criterios principales con los que se trabajará en el futuro. Entre estos criterios, hay que aclarar: tiempo de almacenamiento y personas responsables de su gestión. Los materiales dudosos se listan para analizarlos también en la siguiente fase de "Análisis y mejora".

Para estas tareas se utiliza una hoja de cálculo, tal como se describe en el apartado de implantación.

=3. Análisis y mejora=

En esta fase el equipo se reúne para analizar lo que ha realizado en el safari.

3.1. Toma de decisiones
Entre otros temas ahora hay que: En general, se repasa la hoja de cálculo en la que se ha estado trabajando para que todo el equipo tenga claros los criterios.
 * Acordar la __**definición de necesario/innecesario**__ para los materiales que más problema ocasionan (si el volumen es muy grande priorizar con un criterio del estilo Pareto: cuál es el 20% de los materiales cuya gestión adecuada resolvería el 80% del problema).
 * Analizar la __**causa de aparición de innecesarios y proponer medidas para evitar que suceda en el futuro**__. Esto puede incluir acciones de formación con las personas afectadas.

3.2. Ejecutar decisiones

 * Eliminar los elementos innecesarios.
 * Formar en los criterios de necesario/innecesario.

3.3. Registrar evidencias
A fin de mostrar cómo ha cambiado la situación se registra la evidencia, realizando algún **pantallazo** que pueda compararse con la situación precedente.

3.4. Recogida de indicadores
De acuerdo a lo decidido en esta primera S, se refleja en los indicadores lo que se ha obtenido tras el safari y la implantación de las acciones de análisis y mejora.

=4. Normalización=

Para que los criterios se afiancen se recomienda comenzar con la elaboración de un documento (puede ser un procedimiento o algo similar) que refleje lo fundamental de la operativa que se está proponiendo. En esta fase sobre todo tiene que ver con:
 * los criterios de necesario/innecesario
 * cómo actuar ante la aparición de nuevos necesarios
 * cómo actuar ante la aparición de nuevos innecesarios
 * cómo gestionar las fieras o materiales dudosos
 * cómo registrar los indicadores