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 * Documento guía 5S digital **

El proyecto de 5S digital debe terminar con la elaboración de un documento que describa la fundamental de lo que se ha implantado. Este documento deberá incluirse en los procesos de acogida de nuevo personal y estará accesible en el primer nivel de carpetas que se haya trabajado. Se recoge aquí un esquema con los contenidos que debe recoger. flat

=1. Introducción= Se describe el objeto general del documento: explicar la forma en que se organiza la documentación digital, indicando si afecta tanto a ficheros como a correo electrónico o cualquier otro aspecto que delimite el alcance.

=2. Descripción general del sistema de archivado de la documentación digital= Se explica, entre otras cosas:
 * el concepto de **usuario** y lo que implica, así como la relación con el área TIC
 * las **unidades** de disco y el acceso, si procede, en movilidad
 * distribución entre **unidades de red local, intranet u otros espacios**
 * la idea de **carpeta personal y carpeta compartida**, o si existe una **zona común**
 * **criterios básicos de seguridad** impuestos desde el área TIC: copias de seguridad, unidades USB
 * criterios básicos de seguridad a tener en cuenta por los usuarios en el manejo de documentación digital (LOPD, ...).
 * uso del correo electrónico
 * criterios respecto al uso de las contraseñas
 * las aplicaciones (software) que acompañan a un puesto de trabajo y cómo actuar ante nuevas necesidades
 * criterios respecto al uso de mensajería instantánea (WhatsApp)

=3. Estructura de archivado de la documentación= Se muestran __**al menos los dos primeros niveles de carpetas**__. No obstante, si es necesario, se añaden algunas otras por la relevancia que pueden tener para el trabajo diario. Junto a cada carpeta se añade:
 * una ** explicación de qué tipo de documentos contiene **
 * ** criterios acordados sobre qué es "necesario" y qué "innecesario" **
 * si se aplica algún tipo de **codificación obligatoria** a la hora de identificar carpetas o ficheros
 * quién es la **persona o el equipo responsable**
 * **lugares donde no se pueden guardar ficheros**

Importante:
 * explicar **cómo actuar ante una duda a la hora de guardar documentación digital**
 * explicar **cuándo un documento o carpeta pasa a consideración de "histórico"** y cómo tratarlo

=4. Criterios de codificación e identificación de documentos= Se explica cómo codificar determinados documentos y se indica si es obligatorio o es solo de carácter orientativo. Se muestran los ejemplos correspondientes, como:
 * PRnn para indicar procedimientos/procesos a los que se refiere el documento, donde nn indica el número: **PR04**
 * aammdd-acta-nombre como forma de identificar las actas: **141020-acta-CS**
 * Órganos colegiados de la organización, especificados mediante dos letras: **CS** consejo social, **CD** consejo de dirección, **CR** consejo rector, **CG** comisión de gobierno, **PM** pleno municipal, etc.
 * Para referirnos en el nombre de un documento a una persona, se tomarán por ejemplo tres iniciales del nombre y tres del apellido: Ander Etxeberria (**andetx**)
 * En general cuando haya que identificar documentos en cuyo título convenga incluir la fecha: aammdd **141020**
 * Si se necesita una presentación de las carpetas en determinado orden, se utilizan dos dígitos al principio: **01Actas**, **02Informes**, **03Ofertas**, **04Biblioteca**...
 * Las fases de un proyecto mediante un código al principio de la carpeta/fichero: Fn. **F1** indica fase de oferta, **F2** indica en curso, **F3** indica finalizado, **F4** indica con contrato de mantenimiento...

Si se aplican **colores o diferentes tipos de iconos**, explicar el sentido.

=5. Criterios respecto al guardado de mensajes de correo electrónico= Si procede, explicar a este respecto:
 * Se recuerda que es "personal" y que, por tanto, por defecto va a un sistema de archivado "personal"
 * Especificar qué tipo de correos hay que guardar y dónde, indicando si procede hacerlo como documento (msg, pdf o como fuera) en la estructura de archivos del área
 * Explicar si existe un buzón compartido
 * La forma en que conviene organizar en carpetas en correo (similar a la estructura de ficheros)
 * Criterios de histórico y cómo tratarlo
 * La aplicación de filtros, reglas, etiquetas...

=6. Aspectos importantes a tener en cuenta= En este apartado se incluye ** cualquier aspecto que tenga especial relevancia **:
 * Criterios de limpieza, si se acuerdan (borrado de determinadas carpetas comunes o cualquier otro)
 * No sobrepasar determinada largura en la identificación de documentos y carpetas
 * Cómo trabajar con versiones
 * Cómo gestionar las contraseñas
 * Qué se guarda en ERP (u otras aplicaciones de la organización) y qué en la estructura de archivos
 * Limitaciones a la hora de utilizar sistemas de archivado en la nube como Drive o Dropbox.
 * Acceso a documentación digital a través del smartphone

Indicar dónde hay __**recursos de formación (FAQ o similares) útiles en materia de 5S digital**__:
 * Cómo usar las búsquedas
 * Acceso a drivers u otros recursos útiles para los usuarios
 * Cómo usar imágenes y videos para que no ocupen tamaño excesivo
 * Cómo mantener el escritorio limpio pero con lo que usa frecuentemente a mano
 * Formas de visualizar archivos/carpetas en Windows
 * Cómo utilizar las reglas y filtros en el correo electrónico

=7. Sistema de auditoría= Se describe el sistema de auditorías existente así como cualquier otra iniciativa destinada a mantener en orden el sistema (rutinas de limpieza lanzadas desde el área TIC).