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Antes de comenzar con la implantación de 5S digital, se reseñan aquí sus principales particularidades comparado con un proyecto de 5S físicas.

toc =1. Lo digital comparado con lo físico=

Algunas consideraciones para evidenciar las diferencias y similitudes entre lo físico y lo digital:
 * Los objetos físicos ocupan espacio y se rigen por criterios de escasez mientras que los digitales suelen ser "pedazos de información" que no estorban "físicamente" (están "escondidos" dentro de nuestros dispositivos).
 * La información digital disponible ha crecido exponencialmente en los últimos años debido al descenso en el precio de su almacenamiento y distribución. Además se soporta en dispositivos cada vez más pequeños: ¿quién recuerda aquellos diskettes de 5 1/4 o de 3 1/2?
 * La información digital "viaja" a través de diferentes formatos e implica diferentes herramientas.
 * Los cambios en las herramientas TIC son constantes, la "beta permanente" conduce a un permanente estado de revisión que complica la gestión.
 * La toma de decisiones en una organización se basa en manejar información fiable cuando hace falta, en cantidad y calidad adecuadas. Los tiempos de acceso a esta información no suelen estar medidos, a diferencia de lo que suele ocurrir con procesos "físicos". Esto representa un problema porque su medición es más compleja.
 * Ejemplo: una oferta puede "etiquetarse" describiéndola con el nombre del cliente, producto, fecha, estado en que se encuentra, etc, aunque recibirá solo un nombre identificativo. Además, el documento digital de la oferta porta una serie de "metadatos" que sirven también para indexar el contenido. Por su parte el documento físico solo podrá estar almacenado en un único lugar (aunque si se hacen copias podrá haber diferentes versiones).



1.1. Ejercicio: diferencias papel-digital

 * En la presentación "Material 5S Digital" de esta misma página, en las diapositivas 13 a 17 te proponemos una serie de ejercicios para que compares la aplicación de las 5S en un entorno papel frente al físico, Realiza el ejercicio como paso previo a aplicar la metodología de las 5S Digitales que explicaremos a continuación en páginas siguientes.

=2. Antes de empezar=

Es importante que el proyecto tenga **apoyo de dirección** y que **quienes se encarguen de las tecnologías de información y comunicación estén también al tanto** y asuman su responsabilidad para facilitar el trabajo. Además, según la zona en la que trabajar, puede convenir contactar con profesionales expertas/os en **protección de datos personales**. Tampoco está de más contar con **personas versadas en sistemas de gestión, sobre todo si existen normas ISO** o similares que hay que tener en cuenta a la hora de tratar la información. Como norma general, no hay que "reinventar ruedas" para la clasificación y ordenación de los necesarios. Si ya existen dentro de la organización criterios aprobados y de uso extendido, ese debe ser el punto de partida.

Puede ser conveniente realizar algún tipo de sesión previa de formación/sensibilización con el equipo directivo para aclarar dudas y tomar conciencia de lo que supone un proyecto de 5S digital. Conviene asegurarse de que se dispone de __**tiempo suficiente**__ por parte de quienes van a participar.

Al igual que en las 5S físicas, en lo digital __**se recomienda comenzar con una experiencia piloto**__. Sin embargo suele ser muy habitual que a medida que se desarrolla el proyecto haya que tomar decisiones que afectan al conjunto de la organización. Si así sucede es muy probable que haya que incorporar al equipo de proyecto a personas con perspectiva global de empresa, habitualmente personas del área de calidad/sistemas de gestión y/o gerencia.

Para seleccionar la experiencia piloto hay que tener en cuenta estos criterios:
 * Debe implicar a un **equipo de personas** con suficiente grado de interés y motivación.
 * Conviene que se circunscriba a un **ámbito bien delimitado** (un proceso, un departamento, un proyecto).
 * Los contenidos deben ser **representativos de la actividad** que realiza la empresa.
 * Los contenidos **no deben estar sujetos a cambios** mientras se implanta el proyecto.
 * El **potencial de mejora** es evidente.
 * Las mejoras pueden ser **extensibles a otras áreas o procesos**.

=3. Ámbitos de aplicación=

Es importante acotar el alcance de un proyecto de 5S digital porque puede tener diferentes ámbitos de aplicación. Los más evidentes:
 * **Estructura de documentos y carpetas**. Flujos, responsabilidades, gestión de obsoletos. Tiene que ver, sobre todo, con criterios de gestión documental. Un aspecto a considerar es el acceso en movilidad, ya que este factor es cada vez más relevante a la hora de pensar en eficiencia. Este "árbol" de contenidos sobre el que se quiere trabajar puede referirse a una unidad de red, una carpeta compartida, una zona de una Intranet...
 * **Correo electrónico**, para el que se buscan ciertas normas básicas muy en consonancia con lo que se propugna en 5S. Conviene acotar el alcance: un equipo de trabajo, un departamento o proceso con una serie de personas involucradas. No conviene pensar en el conjunto de la organización como experiencia piloto a no ser que se trata de una entidad de tamaño muy reducido.
 * **Escritorio digital (símil con la mesa de trabajo)**, que tiene que ver con la organización del trabajo individual con el soporte del ordenador personal.

Cabe también pensar en otras posibilidades de 5S digital, aunque menos claras que las anteriores:
 * **Software**, control de aplicaciones, a fin de estandarizar la forma en que gestionar la instalación de nuevos recursos.
 * **Hardware**, incluyendo todos los materiales de oficina asociados (sería una aplicación particular de las 5S físicas con ciertas connotaciones digitales).

=4. Una reflexión sobre costes=

//Pongamos que tu tasa horaria es de 50€. Ahora pongamos que pierdes 10 minutos buscando un archivo, 2 veces al día, todos los días que se trabaja. Eso es un tercio de una hora cada día durante aproximadamente 250 días a 50€ la hora. Eso es 4.162,50€ por año, para una sola persona. Si tu empresa tiene 25 empleados de oficina con desperdicios similares, eso es más de 100.000€ al año. ¿Crees que invertir en 5S Digitales merece la pena?//

=4. Diapositivas de soporte=