Glosario

Glosario básico de términos asociados a 5S digital. Algunas definiciones están extraídas de la Wikipedia mientras que otras son específicas de la metodología 5S de Euskalit, sea del entorno físico o digital.

flat

=Actualización= Estado por el que un software está disponible en su versión más reciente.

=Almacenamiento online= También denominado almacenamiento en la nube (cloud), se trata de un sistema donde los ficheros en vez de estar ubicados en una unidad de red local lo están en Internet. En muchas ocasiones estos sistemas proporcionan un sistema de sincronización en local, de tal forma que se dispone a la vez de los ficheros en los dos entornos. Entre los más populares: Drive (Google), Dropbox, OneDrive (Microsoft), iCloud (Apple).

=Antivirus= Programas que buscan prevenir, detectar y eliminar virus informáticos como parte de una sistemática para salvaguardar cuanto más se pueda la seguridad de los materiales con los que se trabaja evitando la contaminación con cualquier tipo de software maligno.

=Árbol de contenidos= Estructura lógica para dar cabida de forma ordenada a todos los materiales que se consideran necesarios.

=Auditoría 5S= Metodología para chequear de forma sistemática y periódica el cumplimiento de la implantación de las 5S. A veces también nos referimos a ella como "evaluación".

=Catalogador= Aplicación que sirve para indexar todo el contenido de una unidad de almacenamiento.

=Compresión= Proceso por el que un fichero o carpeta ocupa menos espacio. Es muy útil en el caso de manejar gran volumen de fotografías y vídeo. Existen aplicaciones específicas para reducir el tamaño de imágenes y video.

=Consumo en movilidad= Acceso y tratamiento de materiales digitales fuera del lugar habitual de trabajo. Normalmente se realiza a través de smartphones, tablets y ordenadores portátiles.

=Copia de seguridad= Sistemática para el volcado de los materiales considerados necesarios (primera S) a fin de prevenir que no pueda accederse al material en curso por cualquier tipo de incidencia.

=CRM= Custom Relationship Management. Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Con este significado CRM se refiere al sistema que administra un data warehouse (almacén de datos) con la información de la gestión de ventas y de los clientes de la empresa.

=Departamento TIC= Hace alusión a la persona o personas responsables de las Tecnologías de Información y Comunicación. Puede haber casos en los que no lo haya como tal; entonces hay que determinar qué persona tiene las competencias en estos temas y si hay que contar con algún proveedor específico que tenga conocimiento experto en la cuestión.

=Drive= Servicio de almacenamiendo de archivos y correo de Google en la nube con sincronización local y otras funcionalidades habituales de este tipo de alojamientos.

=Dropbox= Servicio de alojamiento de archivos de Dropbox en la nube con sincronización local y otras funcionalidades habituales de este tipo de alojamientos.

=Edición colaborativa= Proceso por el que varias personas pueden, al mismo tiempo, editar un documento y contribuir con cambios que se van añadiendo en paralelo. Suelen utlizarse aplicaciones en la nube.

=Entorno digital de trabajo= Situación laboral en la que se hace necesario utilizar aplicaciones informáticas (software) para generar y guardar documentación.

=Equipo de proyecto 5S digital= Personas corresponsables de la implantación del proyecto. Se compone de personas del área en la que se implantan las 5S digitales, y además normalmente por otras personas de sistemas de información. Según problemática pueden participar personas de: calidad, producción, mejora continua, innovación, etc.

=ERP= Enterprise Resource Planning. Sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

=Etiquetación (Tagging)= Sistema mediante el que se describe un determinado elemento mediante diferentes palabras o conceptos que sirven todos ellos para definirlo. Frente a la taxonomía supone no una única opción en cada caso sino varias al mismo tiempo.

=Extranet= Una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización.

=Facilitador/a 5S digital= Persona que coordina la implantación de 5S.

=Fieras= Contenidos digitales pendientes de clasificar (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) sobre los que tenemos dudas de la necesidad de su uso futuro.

=Fuente de suciedad= Cualquier aspecto que produce un volumen no deseado de información que suele sobrecargar nuestra capacidad de atención. En lo digital consideramos fuente de suciedad el correo electrónico no deseado, los documentos con versiones antiguas que no son necesarias, la existencia de duplicados con la misma identificación o con identificaciones diferentes o el guardado de un excesivo número de materiales irrelevantes.

=Gestión de versiones= Proceso por el que se asegura la trazabilidad de un documento al conservar ediciones anteriores que pudieran tener valor por cualquier razón que se estime conveniente.

=Gestión documental= Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

=Google Drive= Servicio de alojamiento de archivos de Google en la nube con sincronización local y otras funcionalidades habituales de este tipo de alojamientos.

=Guía 5S= Documento que describe lo fundamental de la operativa de funcionamiento de las 5S digitales.

=Identificación= Un nombre para cada cosa y cada cosa con su nombre.

=Indexación= Proceso por el cual los materiales digitales son catalogados mediante el uso de etiquetas y metadatos para facilitar su búsqueda posterior. Esto puede ser independiente de la taxonomía utilizada para clasificarlo.

=Innecesarios= Contenidos digitales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que no tenemos previsto utilizar en un futuro (plazo concreto).

=Intranet= Red informática que utiliza la tecnología del protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización. Este término se utiliza en contraste con extranet, una red entre las organizaciones.

=Jaula= Zona (carpeta) en la que almacenamos las "fieras", es decir, aquellos pendientes de clasificar. Antes se denominaba ZAMI, Zona de Almacenamiento de Materiales Innecesarios.

=Lugar difícil de limpiar= Zonas de almacenamiento en donde hay una rotación muy rápida de materiales o que suponen una estructura muy compleja.

=Material dañado= De acuerdo con la metodología 5S, se trata de material que no sirve adecuadamente para el fin original ya que ha perdido vigencia, bien porque existen versiones posteriores actualizadas que lo dejan obsoleto o bien porque ya no es pertinente (existe otra operativa diferente).

=Metadato= Dato que porta de forma automática un fichero digital y que lo describe sin que el usuario intervenga. Ejemplo: fecha de creación, de última edición, número de revisiones, autor, tipo de fichero, etc. Los metadatos son útiles porque sirven para ordenar los materiales de forma rápida según diversos criterios.

=Necesarios= Contenidos digitales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que, sin ninguna duda, se van a necesitar en el futuro.

=Norma ISO IEC 27001= Norma estándar para la seguridad de la información que especifica los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) según el conocido como “Ciclo de Deming”: PDCA - acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Más información en wikipedia.

=Nube= Sistema de almacenamiento en Internet (en vez de una red local).

=OneDrive= Servicio de alojamiento de archivos de Microsoft en la nube con sincronización local y otras funcionalidades habituales de este tipo de alojamientos.

=OwnCloud= Aplicación de software libre del tipo servicio de alojamiento de archivos, que permite el almacenamiento en línea y aplicaciones en línea (cloud computing).

=Panel 5S= Lugar donde se visualiza el proyecto de 5S. En las 5S aplicadas a taller y oficinas se utilizan como forma de evidenciar las actividades que se desarrollan en el proyecto. Tiene un importante componente visual.

=Parche= Aparición de carpetas y ubicaciones en general al margen del sistema "oficial" para satisfacer necesidades de almacenamiento puntuales.

=Renombrado masivo= Proceso por el que se cambia el nombre de un conjunto de ficheros a la vez en una sola operación de acuerdo con los criterios que se quiera.

=Rutinas de máquina= Procesos informáticos lanzados de forma automática para tareas de mantenimiento.

=Seiri= Separar innecesarios, primera S: se trata de identificar los elementos necesarios e innecesarios, deshacerse de los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer.

=Seikutse= Señalizar anomalías, cuarta S: se pretenden detectar desviaciones o funcionamientos defectuosos a simple vista. Es un mecanismo que permite mantener los logros de las fases anteriores y resulta especialmente necesario en aquellos casos en los que el flujo de materiales es muy alto.

=Seiso= Suprimir suciedad, tercera S: se trata de mantener limpia la estructura acordada de ordenación de los materiales basándose sobre todo en la eliminación de las fuentes de suciedad.

=Seiton= Situar necesarios, segunda S: definir cómo deben ubicarse e identificarse los materiales de forma que sea evidente para cualquier persona del área e incluso para personas ajenas.

=Shitsuke= Seguir mejorando, quinta S: la última fase de la implantación de las 5S es probablemente la más importante, ya que permite mantener todos los logros obtenidos en las fases anteriores. Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo todo lo que hemos organizado.

=Situación irregular= aquella que se desvía de los límites y criterios establecidos y que supone un cierto riesgo de "volver atrás" en el avance conseguido con las 5S. Ejemplos de situaciones irregulares:
 * Materiales que no están en sus lugares asignados.
 * Materiales duplicados o de los que existen diferentes versiones sin conocer a ciencia cierta cuál es la última versión válida.
 * Excesivo número de materiales en determinadas zonas.
 * Materiales mal identificados que dan lugar a errores de manipulación.
 * Rutinas de mantenimiento no ejecutadas.
 * Utilización de aplicaciones "no oficiales".

=Situación regular= Aquella situación que se desarrollo dentro de los límites y criterios establecidos.

=Sistemas de señalización= De acuerdo con la metodología 5S, se trata de mecanismos que hacen más fácil la detección de una situación irregular. Pueden ser iconos, colores o alertas, entre otros.

=Taxonomía= Ciencia de la clasificación, esto es, de la ubicación de elementos en bloques que se excluyen entre sí. Frente a la etiquetación supone una opción única en cada caso.

=Ubicación= Un lugar (carpeta) para cada elemento aunque pueden portar otras etiquetas o metadatos que ayuden a su localización y a describir los contenidos. Se recomienda que las ubicaciones respondan a criterios ya existentes:
 * fases de un proceso
 * áreas de trabajo en un departamento
 * puestos de trabajo
 * fases en la gestión de un documento
 * momentos en el tiempo